Pour les entrepreneurs aguerris, l’externalisation du secrétariat est une option déjà bien pratique pour gagner en efficacité dans leur processus de travail. La question se pose encore, cependant : quelles sont les différences entre une secrétaire à distance et une secrétaire traditionnelle ? Ces deux modes de collaboration présentent des avantages spécifiques selon les besoins de chaque structure.
Dans cet article, nous faisons le point sur les particularités de chaque type de secrétaire, les missions qu’elles peuvent remplir et les critères qui vous aideront à faire le bon choix si vous êtes à la recherche d’une assistante.
Qu’est-ce qu'une secrétaire à distance ?
Une secrétaire à distance, aussi appelée secrétaire virtuelle, travaille pour une entreprise sans être physiquement présente dans ses locaux. Elle réalise ses missions en télétravail, depuis son domicile ou un espace professionnel partagé, en utilisant des solutions numériques efficaces. Ce type de collaboration s’inscrit dans les services de secrétariat externalisé et permet aux entrepreneurs d’avoir accès à des compétences professionnelles ciblées sans embaucher en interne.
Dans la pratique, la prestation de secrétariat à distance peut être ponctuelle ou régulière, selon les besoins de votre entreprise. Souvent, les échanges se font par téléphone, e-mail ou via des plateformes de collaboration en ligne, offrant une grande flexibilité et une réduction des coûts.
Qu’est-ce qu’une secrétaire traditionnelle ?
La secrétaire traditionnelle, quant à elle, est présente physiquement au bureau, y travaille et participe à la vie quotidienne de l’équipe et à celle de son supérieur hiérarchique. Elle assure souvent un rôle polyvalent, étendant son activité de l’accueil à l'administration, jusqu’aux missions d’ordre logistique.
Ce type de secrétaire en entreprise est généralement employé à temps plein ou à temps partiel, avec un contrat salarié. Contrairement à une secrétaire indépendante travaillant à distance, elle est impliquée dans les activités qui nécessitent une présence physique, comme la gestion du courrier papier ou la préparation de réunions sur site. Sa proximité permet une interaction directe et instantanée avec l’équipe.
Quelles sont les tâches qu'une secrétaire à distance peut prendre en charge ?
Une télésecrétaire peut accomplir de nombreuses missions courantes. Ces tâches illustrent la diversité des services de secrétariat externalisé qu’une secrétaire à distance peut offrir.
- La correspondance par e-mails et appels téléphoniques
- La coordination des agendas et prise de rendez-vous
- La création et la gestion des documents administratifs
- La petite comptabilité comme la facturation et suivi des paiements clients
- La tenue de bases de données importantes
- La préparation du contenu utilisé dans les réunions
- Une assistance dans la gestion des réseaux sociaux (modération des messages & commentaires)
- Le support client
- La prise en charge à distance des consommables de l’entreprise
- La coordination de missions administratives dématérialisées
Quelles sont les caractéristiques d'un secrétariat à distance ?
Le secrétariat à distance présente des particularités propres qui permettent aux entreprises de bénéficier d’une bonne flexibilité :
- Une collaboration 100 % numérique via des outils de communication à distance
- L’adaptation du mode de travail selon vos besoins et vos moyens
- Une intervention flexible, en fonction des besoins
- La disponibilité quasi immédiate de profils spécialisés accessibles en quelques clics
- Un accès facilité aux compétences spécifiques sans contrainte géographique
- Une communication réactive par e-mail, téléphone ou visio
- L'absence de poste fixe à gérer au sein des locaux de l’entreprise.
Quelles sont les missions d'une secrétaire traditionnelle ?
Bénéficiant d’une plus grande proximité avec son équipe, une secrétaire en local assure principalement des missions nécessitant une présence physique :
- L’accueil et la réception
- La gestion du courrier postal entrant et sortant
- L’organisation logistique des réunions et des déplacements
- La gestion des fournitures de bureau
- Le classement et l’archivage de documents en papier
- Une assistance administrative sur site auprès de plusieurs collaborateurs
- Un support dans les événements internes de l’entreprise
- Prise de notes et conclusion des réunions physiques
- Le traitement des documents nécessitant une manipulation sur place
- Une présence fréquente au sein des locaux de l’entreprise
Quels critères prendre en compte pour choisir entre une secrétaire à distance et une secrétaire traditionnelle ?
Compte tenu des descriptions découvertes ci-dessus, pour faire le bon choix entre une secrétaire en télétravail et une secrétaire traditionnelle, il est important de déterminer si les missions que vous souhaitez déléguer nécessitent une présence physique. Si vos besoins sont entièrement numériques, la prestation d’une secrétaire à distance sera plus adaptée.
La fréquence et l’intensité de la charge de travail va également influencer votre choix : une mission ponctuelle se prêtera mieux à l’externalisation, tandis qu’un volume quotidien de travail peut nécessiter une secrétaire sur site.
Par ailleurs, le budget est un autre élément clé : la collaboratrice virtuelle représente généralement une solution plus économique, avec des coûts maîtrisés et sans charges fixes.
Enfin, vos préférences organisationnelles et votre capacité à gérer une relation à distance doivent aussi être prises en compte. Si l’utilisation des outils numériques de communication vous met mal à l’aise, une assistante en local peut vous convenir mieux.
Quels sont les avantages entre une secrétaire à distance et une secrétaire traditionnelle ?
De la même manière que les services de secrétariat en externalisation, le choix de prendre un assistant en local présente également des avantages spécifiques. Voici les éléments qui peuvent vous aider à orienter votre choix :
Un besoin de flexibilité et de réactivité
Une secrétaire à distance offre une grande flexibilité. Selon la condition d'un contrat de collaboration, elle peut adapter ses horaires à vos besoins et intervenir rapidement, même pour des missions urgentes. Ce niveau de réactivité est difficile à atteindre avec une secrétaire en présentiel, soumise à des horaires de bureau classiques.
La réduction des coûts
Faire appel à une secrétaire indépendante à distance permet de limiter les charges fixes : pas de bureau à fournir, pas de matériel à acheter et des coûts ajustés au temps réellement travaillé. En effet, embaucher une secrétaire en interne engendre des charges salariales plus élevées ainsi que des coûts supplémentaires.
L’accès aux compétences spécialisées
Pour les services d’une secrétaire à distance, il est possible de trouver rapidement des profils avec des compétences spécifiques, quel que soit les critères de sélection (logiciels, langues, secteurs particuliers…). En entreprise, le recrutement d’une secrétaire polyvalente reste souvent limité au vivier local.
La relation de proximité
La secrétaire qui travaille en local entretient une relation directe et immédiate avec les équipes. Elle participe à la vie de l’entreprise et gère les tâches physiques comme l’accueil ou la logistique interne. Cette proximité est un atout majeur si l’interaction humaine sur site est essentielle pour votre activité.
Comment engager une secrétaire à distance ?
Si après réflexion vous optez pour une secrétaire virtuelle plutôt qu’une assistante en interne, il est essentiel de clarifier vos besoins et de bien choisir votre future collaboratrice.
Pour gagner en efficacité et éviter les erreurs de casting, l’idéal est de faire appel à une agence spécialisée dans l’externalisation du secrétariat.
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